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Failure of the management

Fragestellungen und Gliederung der Arbeit

Einleitung

Leider werden in Familienunternehmen oftmals Risiken wie Krankheit, Unfall, Scheidung oder Tod nicht bedacht. Das geführte Unternehmen wird so aufs Spiel gesetzt. Ein folgenschwerer Fehler im Zusammenhang mit dem unerwarteten Ausfall der Geschäftsführung. Deshalb empfiehlt es sich, frühzeitig mit der Vorsorge anzufangen und das Lebenswerk zu sichern, denn jetzt ist die Zeit vorhanden. Die wenigsten Unternehmer gehen rational damit um, es könnte ihnen etwas passieren. Die Unternehmer vernachlässigen allerdings die Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern und Ihrer Familie. Daher ist es erforderlich, dass der Unternehmer frühzeitig für den Betrieb vorsorgt und alle wichtigen Vorkehrungen für den unerwarteten Ausfall der Geschäftsführung trifft.

Ob ein Jungunternehmer oder ein "alter Hase" im Geschäft ist, spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle, denn vorbereitet sein, ist alles. Auβerdem verbessert die frühzeitige Vorsorge das qualitative Rating, das von den Banken und Sparkassen für eine Kreditvergabe zugrunde gelegt wird (Basel II).

Unternehmer sollten sich die Zeit nehmen. Es ist nie zu früh sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Geschäftsführer müssen überlegungen anstellen, wer auβer ihnen Ihr Unternehmen leiten könnte. Es ist die Aufgabe der Unternehmer, für das Unternehmen Vorsorge zu betreiben, damit schützt die Geschäftsführung das Lebenswerk vor einer existenzgefährdenden Krise.[1]

Fehlt eine Vorsorgeplanung im Betrieb, so kann dies für das Unternehmen im schlimmsten Fall das Aus bedeuten, schon eine 14-tägige unvorhersehbare Abwesenheit des Unternehmers kann schwerwiegende Folgen für das ganze Unternehmen haben. Insbesondere wenn der Unternehmer alleiniger Entscheidungsträger ist, sollte ein Notfallplan existieren.[2]

Wer sollte die Maβnahmen treffen? Wann sollte dies passieren?

Unternehmer müssen so schnell wie möglich mit den nötigen Maβnahmen zum Schutze Ihres Unternehmens mit der Zusammenstellung eines Notfallplans beginnen. Das heiβt auf keinen Fall, dass der Inhaber sich auf die Aufgabe der Geschäftsführung vorbereitet, sondern für alle Fälle gewappnet ist. Die Geschäftsführung sollte die nötigen Unterlagen in einem Ordner anlegen, für den nur berechtigte Personen im Notfall Zugang haben.

Für wen ist die Verwendung der Maβnahmen angedacht?

Eine oder mehrere Personen, die das Vertrauen des Unternehmers genieβen, sollten im Bilde sein, wo sich der Notfallordner befindet. Die Inhalte und Maβnahmen, die der Geschäftsinhaber getroffen hat und im Notfallordner hinterlegt, sind für den Vertreter der Geschäftsführung im Ernstfall bestimmt. Der Ordner sollte stets aktuell gehalten werden. Bei einem Ausfall der Geschäftsführung muss sich der Vertreter mit den Aufgaben des Chefs befassen. Hierfür ist es von höchster Dringlichkeit, dass die Vertretungsperson alle Aufgaben seines Vorgängers kennt. Dazu gehören auch Kontaktpersonen, ausgestellte Vollmachten und andere Inhalte die im Vorsorgeordner enthalten sein müssen. Der Geschäftsleitungs-Vertreter braucht die Informationen, um aktiv handeln und das Unternehmen weiterhin erfolgreich wirtschaften zu können.

Welche Inhalte sollten im Notfallordner zu finden sein?

Alle Unterlagen und Maβnahmen für die Unternehmensführung und die Nachfolgeregelung sollten im Ordner hinterlegt werden. Erforderliche Papiere, die der Vorsorge der Familienmitglieder dienen, sind gleichfalls im Ordner unterzubringen. Wichtig ist, dass der Unternehmer den Ordner und die Schriftstücke wiederholt aktualisiert, damit in einer Ernstlage seine Vertretung auf dem neuestem Stand ist.

Papiere wie eine aktuelle Vermögensaufstellung, Gesellschaftsverträge, Bilanzen der letzten Geschäftsjahre, Eheverträge, Erbverträge oder Testament, Vollmachten, eventuelle Schenkungsverträge sowie Pflichtteilsverträge gehören in den Notfallordner. Allerdings auch Lösungen, die die betriebliche Organisation klären wie beispielsweise die Unternehmensnachfolge, Vertretungspläne und alle im weiteren Verlauf genannten Regelungen. [3]

Inhalte die im Notfallordner vorhanden sein sollten:
  • Persönliche Daten der beteiligten Hauptpersonen
  • Vertretungspläne
  • Versicherungspolicen
  • Schlüssel/Zugangscodes
  • Projektlisten
  • Liste der bestehenden Bankverbindungen (Kontoübersichten)
  • Vermögensaufstellung
  • Finanz- und Rechnungswesen-Unterlagen, Jahresabschlüsse
  • Notfall-Anweisungen
  • übersicht wichtiger Adressen (von Kunden, Lieferanten, Rechtsanwälten, Steuerberatern etc.)
  • Arbeitsplatzbeschreibungen der Mitarbeiter
  • übersicht der Patente und Schutzrechte
  • Verträge oder deren Aufbewahrungsorte in Checklistenform (Gesellschafterverträge, Handelsregisterauszüge, Grundbuchauszüge, Ehevertrag, Kreditverträge, Kunden- und Lieferantenverträge)
  • Vollmachten (private Vollmachten, geschäftliche Vollmachten, Vollmachten für alle Konten, Vollmachten über den Tod hinaus, Postvollmachten)
  • Testament, Erbvertrag
  • Sowie Sonstige für die Unternehmensführung wichtige Unterlagen[4]
Fragenkatalog:

Folgende Fragestellungen zu den Themen der Vorsorge und dem Inhalt im Notfallordner sollten vom Unternehmer vor Erstellung beantwortet werden:

  • Sind alle organisatorischen Unterlagen erstellt?
  • Ist die Erbregelung schriftlich festgelegt? Sind alle Unterlagen dazu im
Notfallordner?
  • Ist die Vertretung minderjähriger Kinder festgelegt? (Besonders wichtig für Alleinerziehungsberechtigte)
  • Ist der Lebensstandart der Unternehmerfamilie gesichert?
  • Wurde die Erbschaftssteuer bedacht?
  • Wie kann sich der Unternehmer gegen die Risiken eines unvorhersehbaren Ausfalls zusätzlich vertraglich absichern?
  • Existiert eine Berufsunfähigkeitsversicherung?
  • Sind alle abgeschlossenen Vorsorgeverträge im Notfallordner hinterlegt?
  • Wurde an alle Vollmachten gedacht? Sind diese im Ordner?[5]
Struktur und Aufbau des Notfallordners

Eine Notfall-Vertretung wird die jahrelange Erfahrung eines Geschäftsführers nicht ersetzen können. Deshalb gilt es, wichtige Arbeitsschritte in Form von Checklisten, Vollmachten und Erbregelungen anzulegen und einen übersichtlichen und strukturierten Notfallordner zu erarbeiten.

Es empfiehlt sich Checklisten anzulegen für Fragestellungen eines Geschäftsführungs-Vertreters. Mögliche Fragen zu verschiedenen Aufgabenbereichen sollten von dem Unternehmer überdacht werden. Denkbare Kriterien dazu währen:

Behördenmeldungen:

  • regelmäβige Meldungen und Zahlungen an das Finanzamt, an die Krankenkassen oder an andere Institutionen
  • Wann ist die jeweilige Meldung fällig? Wann muss die Zahlung raus? Wird per Lastschrift eingezogen oder muss der Vertreter überweisen? Ist die Kontovollmacht erteilt? Kennt der Nachfolger alle benötigten Kontodaten? übernimmt eventuell der Steuerberater diese Aufgaben?

Mitarbeiterverpflichtungen:

  • Vergütungsverpflichtungen (Löhne, Gehälter)
  • Wie werden Mitarbeiter entlohnt? Gibt es Ausnahmen, die beachtet werden müssen? Existieren Daueraufträge für Vergütungsansprüche? Wer macht die Abrechnung? Wird ein Lohnbüro oder einen Steuerberater beschäftigt? Möchte der Unternehmer eine Vorschussregelung für die Leistung des Vertreters vereinbaren?

Kundenverpflichtungen:

Gibt es eine übersicht über offene Aufträge? Wo ist die übersicht zu finden? Gibt es bestimmte Mitarbeiter, die der Vertretung hierbei helfen können? Wer kümmert sich um den Auftragseingang? Falls es die Geschäftsführung selbst ist, sollte diese ein Auftragsbuch anschaffen, um sich selbst und anderen eine übersicht aller wichtigen Aufträge zu verschaffen.

Gläubigerverpflichtungen:

  • Lieferanten, Gläubiger
  • Gibt es regelmäβige Zahlungen per Dauerauftrag oder Einzugsermächtigungen? Wo werden offene Rechnungen aufbewahrt?Wer übernimmt den Einkauf? Auch hier gilt, wenn es der Unternehmer übernimmt, sollte er eine Checkliste über die üblicherweise eingekauften Artikel zusammenstellen [6]

Eine Möglichkeit die Gliederungen im Notfallordner sinnvoll zu strukturieren, ist eine Unterteilung der verschiedenen Arbeitsbereiche sowie Aufgabengebiete des Geschäftsführers in einzelne Abschnitte. Der Unternehmer kann sich an die genannten organisatorischen sowie juristischen Maβnahmen halten und die im Anhang gezeigten Checklisten für sein Unternehmen anlegen.

Der Vorsorgeordner sollte alle wesentlichen Urkunden mindestens in Kopie beinhalten. Die Angabe der Standorte der Originale müssen angegeben werden, sodass diese im Ernstfall ohne Probleme gefunden werden können.[7]

Aufbewahrungsort der Vorsorgeunterlagen

Der Aufbewahrungsort des Notfallordners ist entscheidend für die Person, die der Unternehmer vertraut, meistens handelt es sich um die eigene Familie. Demnach lautet die Empfehlung, den Ordner zu Hause an einem sicheren Ort aufzubewahren. Unternehmenseigentümer sollten die Person, die den Ordner im Notfall erhalten wird, darüber unterrichten wo und an welcher Stelle sich der Ordner befindet. Es kann im Bürozimmer sein, im Safe zu Hause, bei der Bank oder an anderen geeigneten Plätzen. Der Zugang zu dem Notfallkoffer muss bei einem Ausfall der Geschäftsführung gewährleistet sein. So kann die Ehefrau des Unternehmers die Unterlagen an die betreffende Vertretung weitergeben oder gar selbst agieren.

Organisatorische Vorbereitungen

Organisatorische Maβnahmen

Organisatorische Maβnahmen beinhalten alle Arbeitsgänge in verschiedenen betrieblichen Bereichen, hier insbesondere Bereiche der Geschäftsführungsaufgaben, die der Vorsorge dienen und die im Zusammenhang mit der Organisation des Unternehmens stehen. Ausgangspunkt hierbei ist, dass diese Informationen meist nur der Geschäftsführung vorliegen. Bei einem guten Nachfolgemanagement im Unternehmen existiert eine Nachwuchsförderung. Ziel ist hier die Sicherung des Unternehmens bei Ausfall der Geschäftsleitung.

Organisatorische Fragen zu einem Unternehmen kann ein erfolgreicher Unternehmer immer noch am besten selbst beantworten. Auch muss ein Geschäftsinhaber entscheiden, was mit seinem Unternehmen passiert, wenn er nicht verfügbar ist.[8]

Vertretungsregelungen

Ein betrieblicher Vertretungsplan für den Notfall ist dringend anzuraten. "Hier sind Prokuristen, Projektleiter, Abteilungsleiter und Beiräte etc. mit ihren Aufgaben und Weisungsbefugnissen zu benennen, die im Ernstfall sofort Schlüsselpositionen besetzen müssen."[9] Geschäftsführer sollten frühzeitig einen Krisenstab anlegen und mit den jeweiligen Personen die Aufgaben und mögliche Positionsänderungen für Mitarbeiter oder Familienmitglieder besprechen. Aufgaben, Verantwortung und Weisungsbefugnisse müssen schriftlich festgelegt werden. [10] Unternehmenseigentümer können eine schriftliche Zusage von den Vertretern einholen, zum Beispiel in Form einer Einverständniserklärung. Die Erklärung besagt, dass der Vertreter bei Ausfall des Inhabers die Vertretungsposition annimmt. Bei Erstellung oder änderungen der Unterlagen muss stets ein Gesprächsprotokoll geführt werden. Dieses Protokollschreiben wird im Notfallordner abgeheftet.

Unter anderem sollte grundsätzlich eine Vertretung existieren, die das Tagesgeschäft bei einem Ausfall der Geschäftsführung weiterführen kann. Diese „rechte Hand“ des Chefs muss über alle betrieblichen Angelegenheiten informiert sein und in der Lage sein, diese selbstständig durchzuführen.

Die Vorsorgeplanung beinhaltet auch die Zusammenstellung eines Firmenbeirats. Der Beirat hat unter anderem die Aufgabe, sich um die Unternehmensfortführung zu bemühen im Falle des unerwarteten Ausfalls der Geschäftsführung. Besonders haben die Beiratsmitglieder dafür zu sorgen, dass der Betrieb bis zur Rückkehr des Firmeninhabers weiterläuft, zumindest bis eine endgültige Entscheidung über die Fortführung des Unternehmens getroffen ist. Bevollmächtigungen und Verantwortlichkeiten sind im Einzelnen abzuklären. [11]

Eine mögliche Zusammensetzung des Firmenbeirats wäre:

  • die Vertretung des Geschäftsführers
  • Familienangehörige[12]
  • leitende Mitarbeiter des Betriebes
  • ein Vertreter der Hausbank
  • der Steuerberater des Unternehmens
  • der Firmenanwalt
  • eventuell ein Experte des Fachverbandes

Die Anschriften der genannten Personen sowie die Erreichbarkeit gilt es im Notfallordner zu hinterlegen.[13]

Versicherungsschutz

Policen und Kontaktdaten der Versicherungsberater im privaten wie auch im geschäftlichen Bereich sollten schriftlich hinterlegt werden. Private und betriebliche Daten können zusammen im Notfallordner abgelegt sein oder beides voneinander getrennt. Ob die Hinterlegung der Versicherungsdaten getrennt oder zusammen erfolgt, ist nicht unbedingt entscheidend. Der Unternehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass die Informationen diejenigen erreichen, die die Daten im Ernstfall benötigen.

Private Versicherungsdaten

Private Vorsorge über Versicherungspolicen ist nicht nur für den Unternehmer ein wichtiges Thema, auch für die Familie des Geschäftsinhabers ist sie von höchster Wichtigkeit. Bei Ausfall des Unternehmers durch Krankheit oder Tod werden hohe Beträge für verschiedene Maβnahmen, wie beispielsweise Krankenhausaufenthalte oder Bestattungskosten fällig. Diese Kosten müssen die Familienmitglieder tragen, falls keine Versicherungsvorsorge existiert. Umso wichtiger ist ein ausreichender Versicherungsschutz, dieser wird über verschiedene Versicherungsverträge gewährleistet.

Versicherungen für den privaten Versicherungsschutz:

  • Krankenversicherung mit Krankentagegeld
  • Rentenversicherung (Altersvorsorge)
  • Lebensversicherung
  • Unfallversicherung
  • Berufsunfähigkeitsversicherung[14]

Hier ist drauf hinzuweisen, dass die gesetzlichen Ansprüche meist nicht aus-reichen, diese sollten über private Vorsorgemöglichkeiten ergänzt werden.

Insbesondere im Falle einer Pflegebedürftigkeit oder der Auszahlungssumme bei Berufsunfähigkeit, sind die gesetzlich festgelegten Mittel schnell erschöpft. Unternehmer können die Gestaltung der Versicherungsauszahlungsbeträge bei einigen Versicherungsarten selbst festlegen (z. B. bei Lebensversicherungen, Rentenversicherungen, sowie Berufsunfähigkeitsversicherungen), dadurch entsteht eine kontrollierte Vorsorge.[15]

Bei Lebensversicherungen sind Abschlüsse, die bis zum 31.12.2004 gelaufen sind, unter der Voraussetzung, dass eine zwölf-jährige Haltefrist erfüllt wird, mindestens fünf Jahre die Beiträge eingezahlt worden sind und mindestens 60 Prozent der Beiträge zum Zwecke eines Todesfallschutzes eingesetzt werden, steuerfrei (§10 Abs.1 Nr.3a EStG). [16]

Alle Risikoversicherungen, die ab dem 01.01.2005 abgeschlossen wurden, müssen bei Auszahlung versteuert werden. Allerdings gewährt das Steuergesetz hier eine Ausnahmeregelung. Und zwar werden für diese Lebensversicherungen - auch in den Zeitraum der Abgeltungsteuer hinein - Erträge hieraus nur hälftig der Einkommenssteuer unterliegen, sollte die Laufzeit der Versicherung mindestens 12 Jahre betragen haben und der Versicherungsnehmer das 60. Lebensjahr vollendet haben.[17]

Betriebliche Versicherungsvorsorge

Unversehens kann durch einen unerwarteten Ausfall der Geschäftsführung das Unternehmen in Not geraten. Dann ist es wichtig, die richtigen Versicherungen abgeschlossen zu haben. [18]

Für die Mitarbeiter muss ein Unternehmen die gesetzlich festgelegten Sozial-versicherungen rechtzeitig an den Staat abführen. Derjenige der die Beiträge abführt, hier der Unternehmer, sollte die Versicherungsunterlagen für den Vertreter im Ordner bereithalten. Die Unterlagen helfen dem Vertreter im Ernstfall zu handeln und versorgen den Beauftragten mit den benötigten Informationen. Fragestellungen zum Thema Beitragszahlungen sind: Wann muss die Zahlung erfolgen? Wohin geht das Geld? Wie kommt der Vertreter an die Summe der zu zahlenden Beiträge?

Der Geschäftsführer muss alle Versicherungen auflisten. Wichtig ist die Summe des Beitrags, die Leistungen bei einem Versicherungsvorfall, das Datum des Vertragsabschlusses, die Versicherungssumme, sowie das Ende der Laufzeit oder Kündigungsfristen und Voraussetzungen für eine Kündigung anzugeben. Zugleich soll die Geschäftsführung auch die Kontaktpersonen der Versicherungsunternehmen festlegen, damit im Versicherungsfall die Vertretung schnell handeln kann.

Ebenso soll der Geschäftsführer darauf achten, dass der Betrieb gut versichert ist, sodass bei unerwarteten Ereignissen das Unternehmen nicht in Mitleidenschaft gezogen wird. Ereignisse wie Brand, Betriebsunfälle der Mitarbeiter sollten die Versicherungen decken. Wichtig ist allerdings auch, dass das Unternehmen weiterläuft falls die Geschäftsführung ausfällt. So müssen die Sozialabgaben ordnungsgemäβ und rechtzeitig abgeführt werden. Natürlich auch alle sonstigen Versicherungsbeiträge, wie Zahlungen für die betriebliche Altersvorsorge und die gesetzliche Unfallversicherung. [19]

Industrielle Unternehmen, auch Handel und Handwerk können zur Sicherung des Unternehmens folgende Versicherungen abschlieβen:

  • Produkthaftpflichtversicherung,
  • Betriebshaftpflichtversicherung,
  • Betriebsunterbrechungsversicherung,
  • Geschäftsinhaltsversicherung,
  • Geschäftsgebäude Versicherung,
  • Firmen-Rechtsschutz,
  • Elektronik Versicherung,
  • Transportversicherung,
  • Kraftfahrzeugversicherung,
  • Auslandsreise- Versicherung,
  • sowie eine Directors&Officers Liability Insurance (Vermögensschaden- und Haftpflichtversicherung) [20]

Betriebliche Versicherungen sind wichtig und gehören zur Vorsorge. So muss sich ein Unternehmer bei eigener Arbeitsunfähigkeit weniger Sorgen über betriebliche Vorfälle machen. Betriebliche Ereignisse, wie Rechtsstreitigkeiten mit Lieferanten oder eine Betriebsunterbrechung durch Feuer, werden über die Versicherung abgewickelt. Allerdings zahlen die genannten Versicherungen nicht bei einem Vorfall wie dem Ausfall der Geschäftsleitung. Für den Unternehmer ist es beruhigend zu wissen, dass er für seinen Betrieb und die Mitarbeiter gut vorgesorgt hat. Trotzdessen gilt, versichern sollte der Unternehmer nur notwendige Leistungen.[21]

Bankangelegenheiten

Bankvollmachten sollten erteilt werden, soweit nicht schon Prokura vorliegt, ansonsten droht die Gefahr von Zahlungsrückstau, Lieferstopp und eventuellen Problemen mit Behörden, bis zu Schlieβung des Unternehmens wegen Zahlungsunfähigkeit. Dies bedeutet nicht, dass es dem Unternehmen an liquiden Mitteln fehlt, sondern das die Zahlung nicht ausgeführt werden kann, weil der Unternehmer verhindert ist und als einziger eine Bankbevollmächtigung hat. Folglich sollten Unternehmer eine Person ihres Vertrauens bei der Bank nennen. Die jeweilige Person ist damit unterschriftsberechtigt und darf mit festgelegten Konten die Geschäfte bis zum Widerruf des Geschäftsführers betreiben.

Die jeweilige Person muss sich vorher legitimieren. Das bedeutet, dass der oder diejenige bei Vollmachterteilung den Personalausweis vorlegen und eine Unterschriftsprobe zu Vergleichszwecken bei der Bank hinterlassen muss. Bei Vollmachterteilung darf der Unterschriftsberechtigte über das Konto verfügen. Nicht bevollmächtigt ist die Person in der Regel bei Kontoauflösungen, Kreditaufnahmen, spekulativen Geschäften und Untervollmachten. Den Umfang der Vollmacht kann der Unternehmer mit seiner Hausbank klar und detailliert festsetzen. Ein anderer Weg, der sich bewährt hat, ist die Erteilung der Kontovollmacht, bei der zwei Personen unterschriftsberechtigt sind und auch nur ein wirksam erteilter Auftrag zustande kommt, wenn beide unterschrieben haben.[22] Nicht nur im betrieblichen Bereich müsste der Unternehmer Vorkehrungen treffen, sondern auch private Kontovollmachten sind zur Vorsorge den engsten Vertrauten für den Notfall zu gewähren. Falls die Geschäftsführung auβerstande ist, selbst wichtige Zahlungen zu tätigen, sowie in Vorkasse zu treten, können es Bevollmächtigte für den Unternehmer erledigen. Erwähnt sei, dass private und betriebliche Vollmachten wirklich nur absolut vertrauenswürdigen Personen zu erteilen sind.

Unternehmer, die eine solche Maβnahme vorbereiten, haben die Möglichkeit, Bankberater hinzuzuziehen. Mit ihnen können detaillierte Bankvollmachten ausgearbeitet werden und Einzelheiten zur Vollmacht geklärt werden.[23]

Sonstige Einzelheiten, die geklärt werden müssen:

  • übersicht aller vorhandenen Bankkonten,
  • erteilte Daueraufträge/ Einzugsermächtigungen,
  • sonstige Konten/ Festgeldanlagen,
  • Sparkonten/ Anlagen,
  • vermögenswirksame Leistungen,
  • Wertpapierdepots,
  • Bankschlieβfächer,
  • Kreditkarten,
  • Bausparguthaben,
  • sowie sonstige vorhandene Bankunterlagen.

Alle Punkte sind schriftlich festzuhalten und im Notfallordner unterzubringen. Unternehmer sollten unbedingt den Kontovollmachtberechtigten und dessen Adresse im Vorsorgeordner angeben. Unternehmenseigentümer können private Konten von den betrieblichen trennen. Dies sollte sich individuell entscheiden, je nachdem wer Zugriff auf den Ordner hat. [24]

Verbindlichkeiten gegenüber Banken sowie die Sicherheiten sollten gleichfalls in einer Checkliste aufgelistet werden. Durch die Addition der eingegangenen Verbindlichkeiten ist zudem ein schneller überblick über die Gesamthöhe der betrieblichen Verbindlichkeiten für den Betriebseigentümer und dessen Vertreter im Notfall gegeben. Zusammen mit der Addition der gegebenen Sicherheiten ist der finanzielle Spielraum des Unternehmens ersichtlich. Bei der Haftung Dritter, also einer existierenden Bürgschaft, ist es von Wichtigkeit, den Bürgen sowie die Erreichbarkeit des Bürgen in der Checkliste zu vermerken. Einige Arten der Verbindlichkeiten unterliegen Schwankungen, wie beispielsweise bei einem Kontokorrentkredit oder einem Lieferantenkredit. Es empfiehlt sich, Jahresdurchschnittswerte in der Checkliste anzugeben. Dabei sollte der Unternehmer wie auch bei der Checkliste Kontoangaben und die Aufbewahrungsorte der Originalunterlagen angeben oder diese als Kopie dem Notfallordner beilegen. [25]

Schlüsselverzeichnis

Unternehmer können ihren Vertretern viel Zeit ersparen, indem Geschäftsinhaber dokumentieren wer welche Schlüssel für das Unternehmen besitzt. Das Verzeichnis ist bei änderungen zu aktualisieren. Falls Zweit-Schlüssel vorhanden sind, sollte der Unternehmer deren Aufbewahrungsort in der Checkliste vermerken. Auch Schlüssel von Schlieβfächern und andere wichtige Schlüssel in der Checkliste sind aufzulisten und der Aufbewahrungsort der Schlüssel zu vermerken. [26]

EDV

Die EDV ist ein wichtiges Instrument der betrieblichen Organisation. Die Kompetenz mit dieser sollte nicht nur dem Geschäftsführer gegeben sein. Damit in Abwesenheit des Unternehmers weiterhin alle systemabhängigen Arbeiten erledigt werden können, müssen alle EDV-spezifischen Regelungen sowie die Arbeitsschritte dokumentiert werden.

Die Verteilung der Zugangsrechte muss schriftlich fixiert werden, auch die Passwörter zu den Computern sollten bei einem unerwarteten Ausfall der Geschäftsführung an die richtige Adresse gehen. Deshalb ist die Erstellung einer Liste mit den wichtigsten Kennwörtern von Computern, EDV-Programmen, Lizenzen für Software und eventuell auch Internetportalen, die oft genutzt werden, unumgänglich.

Wichtige Informationen für die Unternehmensführung

Eine Bestandsaufnahme im Unternehmen gibt dem Geschäftsführer und dem Vertreter den nötigen überblick über alle vorhandenen Ressourcen. Zu den genannten Unterlagen gehören Papiere zu der wirtschaftlichen Situation des Betriebes, wie die Ertragslage, die Finanzierungsstruktur, die Kennzahlen der Bilanz, die Gewinn-und Verlustrechnung, die Entwicklung in den letzten Jahren, die anstehenden Investitionen sowie die Abhängigkeiten von Kunden und Lieferanten.[27] Informationen zum Organigramm des Unternehmens, auch wichtige Informationen zu einzelnen Mitarbeitern und eventuelle Schutzrechte sind Informationen, die die Vertretung wissen muss. Lieferbedingungen, die zwischen Kunden und dem Unternehmer mündlich vereinbart worden sind und im Laufe der Jahre zu Selbstverständlichkeit geworden sind, sollten unbedingt schriftlich fixiert werden. Oftmals ist das was für den Unternehmer zu Routine geworden ist, für den Nachfolger nicht nachvollziehbar.[28]

Eine schnelle Unternehmensanalyse erhält die Vertretung über folgende Unternehmensinformationen:

  • die Jahresabschlüsse der letzten fünf Jahre,
  • wichtige betriebswirtschaftliche Auswertungen,
  • eventuell eine übersicht der Auftragsbestände und Auftragseingänge,
  • Gewinn-und Verlustplanung und
  • die Bilanzplanung für die nächsten Jahre[29]
Vermögensaufstellung und Immobilienverzeichnis

Eine Vermögensaufstellung -auch Vermögensübersicht genannt- vermittelt den überblick über das Vermögen und die Schulden eines Unternehmens. Diese Aufstellung sollte nicht nur im Interesse des Unternehmers vorhanden sein, sondern auch dem Vertreter im Notfall einen Grundeindruck über die Lage der Firma vermitteln. Da meist in Unternehmen die Aufstellung der Vermögens und der Schuldenlage jedes Jahr aktualisiert wird, muss der Unternehmer in dem Fall nur dafür sorgen, dass diese im Notfallordner als Kopie hinterlegt ist. Banken stellen die nötigen Formulare für eine Vermögensaufstellung. Der Unternehmer kann sich bei seiner Hausbank zu diesem Thema beraten lassen. Jede Bank hat eigene Formulare. Diese unterscheiden sich meist in der Form und den Details, inhaltlich wird jedoch der gleiche Sachverhalt abgefragt.

Die Vermögensabfrage beinhaltet Giro- und Termineinlagen, Spareinlagen, Sparbriefe, Bausparguthaben, Forderungen an Versicherungen, Wertpapiere, sonstige Forderungen, sonstige Anteile (wie Beteiligungen, Geschäftsanteile, Darlehen an Personen und Unternehmen, geschlossene Immobilienfonds, Berlin-Darlehen, Genussscheine), weitere Vermögenswerte (wie KFZ, Schmuck, Gemälde und ähnliches). In der Vermögensaufstellung müssen genaue Informationen und Zahlen datiert sein, sowie die Bildung einer Gesamtsumme am Ende der Aufstellung.[30]

Grundstücke und Gebäude des Betriebsvermögens sind der Reihe nach in Checklisten einzutragen und bei änderung zu korrigieren. So hat die Vertretung auch hier bei eventuellen nötigen Handlungen den überblick. Hier ergibt sich die Möglichkeit für den Unternehmer, die meisten benötigten Angaben für die Checkliste über den Grundbucheintrag, Einsicht zu nehmen. Verkehrswerte können über einen Sachverständigen, dem örtlichen Gewerbeverein oder durch eine realistische Schätzung des Eigentümers ermittelt werden. Wenn Grundbuchauszüge, Pacht, und Mietverträge vorhanden sind, sollten Unternehmer die Existenz dieser in Checklisten aufführen und den Aufbewahrungsort der Originalunterlagen in der Bemerkungszeile angeben. Auch können wichtige Verträge in den Notfallordner als Kopie hinterlegt werden. So können Personen, die eine Zugriffsberechtigung zum Ordner haben, die detaillierten Informationen nutzen.[31]

Vorsicht geboten ist beim Verkauf des Immobilienvermögens. "Bei Immobilienvermögen besteht grundsätzlich die Gefahr, dass im Rahmen eines ungeordneten Verkaufs oder einer überstürzten Betriebsaufgabe stille Reserven aufgedeckt werden, was eine hohe Nachversteuerung nach sich ziehen kann."[32]

Unternehmensnachfolge

Oftmals passiert es erst viel zu spät, dass Unternehmer sich mit der Nachfolgeplanung beschäftigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, frühzeitig überlegungen anzustellen und dafür Sorge zu tragen, dass der passende Nachfolger im richtigen Moment da ist. Bei Familienunternehmen ist der Nachfolger oft ein Verwandter. Daher ist es besonders wichtig frühzeitig die/denjenigen im Unternehmen einzubinden und das Wissen weiterzugeben. So ist im Falle einer vorzeitigen Unternehmensübernahme eine Zweitbesetzung vorhanden.

Folgende Fragestellungen für Familienunternehmer ergeben sich für den Aufbau eines Nachfolgemanagements:

  • Ist schon eine Person im Blickwinkel, die das Familienunternehmen übernehmen könnte? Ist die Person ein Familienmitglied oder jemand externes?
  • Passt die Wertevorstellung des Kandidaten zu den eigenen? Wie wichtig ist es, dass bisherige Werte beibehalten werden? Welche Governance-Regeln sollten die Zukunft bestimmen?
  • Welche Rolle soll die Familie nach übergabe des Familienunternehmens spielen?
  • Wie sichert der Unternehmer seine Existenz und die Existenz seiner Familie ab?
  • Welche Vorsorgemaβnahmen muss der Unternehmer in der Hinsicht der Nachfolgeregelung ergreifen?[33]

Sobald der Unternehmer entscheidet, dass das Unternehmen nach seinem Ausscheiden fortgeführt werden soll, sollte sich die Geschäftsführung nach einem geeigneten Nachfolger umschauen. Die Suche nach dem passenden Nachwuchs für die Unternehmensführung des Lebenswerks des Inhabers kann in der Familie gefunden werden oder der Inhaber hat Mitarbeiter, die dieser Herausforderung gewachsen sind. über Veröffentlichungen in Fachzeitschriften, die Publikationen der Industrie- und Handelskammer, der Handwerkskammer oder eines Fachverbandes können eventuell kompetente Kandidaten gefunden werden. Zur Not können Personalberater in Anspruch genommen werden, die für das Unternehmen nach geeigneten Nachfolgern suchen. Unternehmer können sich in Ihrem Bekanntenkreis umsehen. Oftmals sind gute und fähige Unternehmensnachfolger ganz in der Nähe!

Unternehmer sollten früh damit anfangen, eine Person für die Nachfolge mit in die Unternehmerrolle einzugliedern. So haben die Geschäftsinhaber Zeit festzustellen, ob diese Persönlichkeit die richtige für die Position der Geschäftsführung ist. [35]

Der 6-Phasen Plan dient als Orientierungshilfe für Unternehmer und Nachfolger bei der Vorbereitung und Durchführung eines Wechsels der Geschäftsführung. Trotzallem sei erwähnt, dass jeder Fall der Geschäftsübergabe unterschiedlich verläuft und einzigartig in seiner Substanz ist. Der Plan ist als Hilfestellung für die Regelung der Unternehmensnachfolge gedacht. [36]

  1. Kennenlernphase
  2. Testphase
  3. Orientierungsphase
  4. Reifephase
  5. bergangsphase
  6. Schlussphase
Abbildung 5: Der 6-Phasen-Plan

Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Kirst, Bieler: Unternehmensnachfolge: über vier Hürden zur gesicherten Nachfolgeregelung, 1996, S. 127.

Das Bewusstsein, dass eine unzureichende Nachfolgeplanung ihre Konsequenzen nach sich zieht, ist in Familienunternehmen gegeben. Trotz dessen kümmern sich nur die wenigsten um eine optimale Vorsorge. Je früher Familienunternehmen ein Nachfolgemanagement aufbauen, desto weniger Folgekonsequenzen ergeben sich im Falle eines unerwarteten Ausfalls der Geschäftsführung. Festgestellt wurde, je öfter eine übergabe stattfand, desto weniger gab es Nachfolgeproblematiken.[37]

Die Erfolgsfaktoren für die Nachfolge in Familienunternehmen:

  • Planung als Unternehmensstrategie,
  • Nachfolger ins Betriebsgeschehen einbeziehen,
  • der Nachfolger sollte fachliche und persönliche Kriterien erfüllen und
  • die Verfügbarkeit eines Notfallplans zu jeder Zeit.[38]

Wertevorstellung des Geschäftsführers, Methodenkonflikte und Rollenkonflikte sind typische Probleme, die in Familienunternehmen in der Zeit der Unternehmensnachfolge anfallen. Diese Probleme sollten vor der übergabe besprochen werden. Hier muss auch der Unternehmer dem Nachfolger eine Hilfestellung mit einer intensiven Einbindung ins Familienunternehmen leisten.[39]

Bei einer unentgeltlichen Unternehmensübergabe (Schenkung) innerhalb der Familie sollte eine Due Diligence - eine Unternehmensanalyse - gemacht werden. Diese dient zur Beurteilung der Gesamtsituation und zur Identifizierung der Maβnahmen bei der übernahme des Unternehmens. Bei dieser Analyse werden die zukünftigen wirtschaftlichen Erfolgspotenziale des Unternehmens untersucht, sowie ein möglicher Nachfolger identifiziert. Due Diligence ist ein wertvolles Werkzeug, um den Unternehmenskern sowie Risiken und Schwächen und die Potenziale und Stärken aufzudecken. Mit solch einer Auswertung werden dem Unternehmer aber auch dem Nachfolger Handlungs- und Entscheidungsgrundlagen geliefert. [40]

Eine Scheidung des Unternehmers kann die Nachfolgephase beeinflussen. Diese kann als Störfaktor für das Unternehmen negative Auswirkungen haben. Unternehmer sollten sich auch in diesem Punkt, zwecks der Unternehmensnachfolge Gedanken machen. Durch eine Scheidung kann es zu hohen Ausgleichszahlungen an den Trennungspartner kommen. Die Folgen der finanziellen Belastung kann ein Betrieb enorm in die Enge treiben oder die Fortführung des Unternehmens gar unmöglich machen. Um diesen Problemen entgegenzuwirken, sollten Unternehmer nachstehende Punkte beachten:

Mit der Eheschlieβung werden eintretende Zugewinne erfasst, damit entsteht eine Wertsteigerung, die während der Ehe erzielt wurde:

  • die Wertsteigerung kann durch einen notariellen Ehevertrag im ganzen ausgeschlossen werden
  • oder minimiert werden durch eine sog. „modifizierte Zugewinngemeinschaft“. [41]
Sonstige wichtige organisatorische Dokumente und Daten

Alle Unterlagen, die dem Vertreter einen organisatorischen überblick liefern und nicht in den Kapiteln zuvor erwähnt sind, gehören in die Kategorie der sonstigen wichtigen organisatorischen Dokumente und Daten.

Aktuelle Aufbau- und Ablauflauforganigramme des Unternehmens sollten im Notfallordner vorhanden sein. So auch Adressverzeichnisse mit Kontaktdaten aller wichtigen Ansprechpartner, welches für die Betriebsfortführung von Bedeutung ist. Hiermit sind auch Kontaktpersonen, wie Steuerberater und Rechtsanwälte gemeint. Geschäftsführer können Personal Information Manager Programme (z. B. Microsoft Office Outlook) nutzen. Diese werden normalerweise täglich verwendet und sind meist aktuell. Mit diesen Programmen können Adress-, Telefonnummern- und E-Mail- Verzeichnisse erstellt werden. So ersparen sich die Unternehmer extra Arbeit und die Schwierigkeit und Umständlichkeit Verzeichnisse anzulegen, entfällt. Sobald Einträge verändert, oder neue anlegt werden, empfiehlt es sich einen Ausdruck zu machen und das neue Adressverzeichnis im Notfallordner zu hinterlegen. Notizen und Vermerke zu einzelnen Kontaktpersonen können im Programm gespeichert werden. Die Informationen können für den Nachfolger von Wichtigkeit sein. Zum Beispiel Besonderheiten, die beachtet werden sollten im Umgang mit der jeweiligen Person und bestimmte Aufgaben, die von denjenigen erledigt werden, können Unternehmer in den Programmen abspeichern. So hat der Unternehmer selbst wichtige Daten parat und dem Vertreter wird oftmals langes Suchen erspart. Wichtige Hinweise für die Zusammenarbeit zwischen Verwaltungen, Rechtsanwälten, Hausmeisterdiensten, Steuerberatern können im Ernstfall schnell weiterhelfen.

Dokumente und Vertragskopien, wie die Gesellschaftsanteile, Genossenschaftsanteile, Kapitalbeteiligungen oder sonstige Beteiligungen und Abschreibungsgesellschaften, alles was der Vertrauensperson einen Orientierungsfaden liefert, gehört in den Notfallordner unter diese Sparte. Auch sonstige Forderungen und Guthaben, wie zum Beispiel Darlehensforderungen, Sparbriefe, Investmentverträge, Fondsbeteiligungen, besondere Wertgegenstände, Grundbesitz, eventuelle Mietverträge gehören mit in die Kategorie der sonstigen organisatorischen Unterlagen.[42] Aber auch der Aufbewahrungsort von Tankkarten, Rabattkarten, Einkaufskarten und ähnliches sind für das Tagesgeschäft wichtig.

Juristische Durchführungen

Juristische Maβnahmen

Die Gefahr ist groβ, dass ein unerwarteter Ausfall der Geschäftsführung sich zur finanziellen Katastrophe für die Familie und Unternehmen ausweitet, wenn die notwendigen juristischen Maβnahmen nicht rechtzeitig erfolgt sind. Deshalb sollte der Unternehmer sich schon so früh wie möglich die Zeit nehmen und die nötigen Vollmachten und ein Testament oder Erbvertrag zur Vorsorge erstellen.

Vorsorge durch Vollmachtregelung

Im Interesse des Unternehmens, des Geschäftsinhabers, aber auch dessen Familie ist anzuraten, Vollmachten zu erstellen. Bei der Erteilung von Vollmachten hat der Unternehmer verschiedene Gestaltungsspielräume, beispielsweise im Hinblick auf den Zeitpunkt wann eine Vollmacht ihre Wirksamkeit entwickelt. Der Aussteller einer Vollmacht kann zwischen einer „transmortalen“ oder einer „postmortalen“ Vollmacht wählen. Die transmortale Vollmacht hat bereits zu Lebzeiten des Vollmachtgebers Bestand und wirkt weiterhin über dessen Tod hinaus, wobei die postmortale Vollmacht ab dem Zeitpunkt des Todes des Vollmachtgebers wirksam wird.[43]

Es wird unterschieden zwischen Vollmachten in Vermögensangelegenheiten und in persönlichen Angelegenheiten. Im Hinblick auf den Umfang ist zwischen General- und Spezialvollmachten zu unterscheiden. Mit einer Generalvollmacht erteilt der Unternehmer die weitestgehende Vollmacht. Diese kann sich auf alle Bereiche erstrecken, das heiβt, sie kann auch die Vorsorgevollmacht miteinbeziehen - allerdings muss das ausdrücklich geregelt werden. Es werden sämtliche betriebliche Bereiche komplett abgedeckt. Bei der Wahl dieser Regelung gilt es vorsichtig zu sein. Die Bevollmächtigung greift sehr weit, daher ist anzuraten die Generalvollmacht nur der engsten Person anzuvertrauen. Damit es zu keinen Unstimmigkeiten kommt, sollte der Vollmachtgeber einer einzelnen Person die Generalvollmacht erteilen. [44]

Private Vollmachten

Vollmachten im privaten Bereich sind ein Muss für jeden Unternehmer und sind frühzeitig zu veranlassen. Darin bestimmt der Vollmachtgeber wer nach einem unerwarteten Ausfall, wie zum Beispiel Krankheit oder Unfallfolgen, den Kranken betreut. Häufig wird die private Vorsorge nicht bedacht. Dabei kann ein unerwarteter gesundheitlicher Vorfall des Unternehmers ein groβer Rückschlag für den Unternehmer und das Unternehmen sein.

Muss im Ernstfall schnell gehandelt werden, sind Angehörige machtlos ohne eine Vollmacht. Die Möglichkeit auf Bankkonten und Vermögenswerte zuzugreifen, um die notwendigen Dispositionen zu treffen, entfällt. Hinzu kommen medizinische Entscheidungen, die gefällt werden müssen, die ohne Verfügungen des Kranken von einem gerichtlich bestellten Betreuer für den Unternehmer gefällt werden. Dies geschieht sobald der Kranke nicht ansprechbar oder nicht Herr seiner Sinne ist.

Hier bedarf es einer Betreuungsverfügung. Im Falle, dass der Unternehmer keine Betreuungsverfügung erstellt hat, wird das Vormundschaftsgericht tätig und bestimmt nicht immer nach dem Wunsch des Patienten.

über eine Betreuungsverfügung kann der Unternehmer dem Vormundschaftsgericht für den Fall, dass eine Betreuung nötig wird, Entscheidungsgrundlagen liefern. Somit kann ein Angehöriger des Unternehmers als Betreuer im Notfall agieren. In einer Betreuungsverfügung wird die Art und Weise, wie der Betreuer seine Aufgaben wahrnehmen soll schriftlich festgesetzt. Der Bevollmächtigte hat die Aufgabe, den schriftlich fixierten Willen des Patienten gegenüber den ärzten zum Ausdruck zu bringen und im Rahmen seiner Möglichkeiten durchzusetzen.

Regelungen, die in einer Betreuungsverfügung enthalten sein können:

  • Benennung bestimmter ärzte für Behandlungen des Vollmachtgebers,
  • Auswahl oder Ausschluss von Krankenhäusern,
  • Behandlungswünsche (Medikation, Pflege) und
  • Wahl oder Ausschluss bestimmter medizinischer Therapien[45]

Die Vorsorgevollmacht ersetzt nicht die Patientenverfügung.[46]Die rechtzeitige Erteilung einer Vorsorgevollmacht macht die amtliche Bestellung eines Betreuers überflüssig. Der vom Unternehmer bevollmächtigte Betreuer hat die Vorsorgevollmacht und kann somit alle wichtigen Dinge für den kranken erledigen. Meist wird die Vorsorgevollmacht in Form einer Generalvollmacht erteilt. Die Vollmacht setzt engen vertrauensvollen Bezug des Unternehmers zum Bevollmächtigen voraus. Der Unternehmer kann auch eine beschränkte Vorsorgevollmacht festlegen, die sich nur auf bestimmte Rechtsgeschäfte oder Geschäftskreise beschränkt (Beispiel: Rechtsgeschäfte dürfen bis zu einem Wert von 5.000 Euro getätigt werden). [47]

Die Vorsorgevollmacht beinhaltet die Personensorge. Diese kann folgende Bereiche in einer Vorsorgevollmacht abdecken:

  • Gesundheitsfürsorge,
  • Bestimmung über den Aufenthaltsort an dem die Behandlung stattfindet,
  • Recht für den Bevollmächtigten zur Einsicht in die Krankenakte des Unternehmers,
  • Besuchsrecht des Vollmachtnehmers,
  • Mitbestimmungsrecht des Berechtigten in Fragen der Behandlung und
  • übertragung der Entscheidung auf den Vollmachtnehmer im Hinblick auf mögliche Transplantationen, die der Kranke benötigt.[48]

Es ist gesetzlich festgeschrieben, dass die genannten Maβnahmen in der Vorsorgevollmacht aufgezählt sind. Allgemeine Formulierungen sind unwirksam.

Nach dem deutschen Gesetz entscheidet alleine der Patient über sämtliche ärztliche oder pflegerische Eingriffe. Mit einer Patientenverfügung können Unternehmer Behandlungswünsche für den Ernstfall festlegen. Unternehmer können in der Verfügung festlegen, ob lebenserhaltende Maβnahmen ausgeschöpft werden sollen, oder ob ab einem bestimmten Punkt ein Behandlungsabbruch stattfinden soll. Die Patientenverfügung ist dementsprechend eine eigene Erklärung des Kranken, die im akuten Fall den Rückschluss auf seinen mutmaβlichen Willen erlauben soll. [49]

Die Festlegung einer Patientenverfügung hat folgende Ziele:

  • der Unternehmer kann individuelle, medizinische und begleitende Maβnahmen für den Fall der fehlenden Einwilligungsfähigkeit festlegen,
  • die Wertvorstellungen des Patienten werden gewahrt,
  • die Möglichkeit, bestimmte Vorgaben für verschiedene persönliche Situationen zu machen,
  • der Ausschluss schwer wiegender ärztlicher Eingriffe und
  • Benennung eines Ansprechpartners, der die Wünsche des Kranken durchsetzt. [50]

Die Betreuungsverfügung, die Vorsorgevollmacht und die Patientenverfügung müssen eine Einigkeit bilden, damit sich die festgelegten Willenserklärungen des Unternehmers nicht untereinander widersprechen. Wichtig ist, dass alle Unterlagen zumindest als Kopie im Notfallordner untergebracht sind. Der Aufbewahrungsort der Originale der Vollmachten und Verfügungen muss unbedingt im Ordner angegeben werden.[51]

Unternehmer sollten klären, wer die Vermögensverwaltung übernimmt und diese Vereinbarung in Form einer Vollmacht festhalten. Auch an eine zusätzliche Bankvollmacht ist zu denken. Um persönliche Interessen des Unternehmers und dessen Familie zu wahren, werden Vollmachten, Betreuungsverfügungen, Patientenverfügungen, Patiententestamente, ein Organspendenausweis, die Benennung eines Vormundes für minderjährige Kinder sowie ein privater Notfallordner für den Ernstfall unbedingt benötigt.[52]

Betrieblich bedingte Vollmachten

Unternehmer haben die Aufgabe dafür zu sorgen, dass der/die Vertreter die nötigen Vollmachten erhalten. Nur mit diesen können die nötigen Rechtsgeschäfte erledigt werden, Geschäfte wie Auftragsannahme, Auftragserteilungen, Anweisungen an Steuerberater wirksam durchgesetzt, sowie die Mitarbeiter angewiesen werden.

Im Interesse der Rechtssicherheit und der Akzeptanz im Rechtsverkehr sollte eine Vollmacht immer schriftlich erteilt werden. Geschäftsinhabern wird auch unbedingt die notariell beglaubigte Vollmacht empfohlen. Dies ist vom Gesetz nicht vorgeschrieben, allerdings sind der Vollmachtgeber und der Vollmachtnehmer so auf der sicheren Seite. Eine notarielle Beglaubigung bei Vollmachten braucht ein Vollmachtnehmer auf jeden Fall, besonders wenn Immobilien gekauft und verkauft werden dürfen in der Abwesenheit der Geschäftsführung. Bestimmte Arten der Vollmachten müssen unbedingt eingegrenzt werden weil, beispielsweise die Generalvollmacht sehr weit greift und der Vertreter somit absolut grenzenlos agieren kann, was nicht immer im Sinne des Unternehmers ist. Der Geltungsbereich und die Dauer der Vollmacht sind vor der Erstellung unbedingt zu klären.

Firmenvollmachten sollten den Zugriff auf betriebliche Konten ermöglichen, allerdings muss abgewogen werden, ob nicht Einzelvollmachten, also situationsbedingte Vollmachten ausreichend sind. In jedem Fall benötigt der Nachfolger eine Vollmacht, die es ihm möglich macht, den operativen Betrieb sicherzustellen. [53]

Einzelvollmachten können für Einzelfälle aufgesetzt werden, diese können so hinterlegt werden, dass sie der Generalvollmacht vorgehen.

Die Unternehmensfortführung ist in jeder einzelnen Handlung zu regeln, das heiβt, der Geschäftsführer hat vor der Erstellung der Vollmacht alle wichtigen Arbeitsschritte die ausgeführt werden, anhand einer Checkliste zusammenzufassen. Somit entstehen eine gute Grundlage und eine übersicht über die Punkte, die in der Vollmacht berücksichtigt werden müssen. Die erarbeiteten Informationen können, bei der Zusammenstellung der Einzelvollmachten oder anderen Vollmachtarten hilfreich sein, die der Geschäftsführer anlegen möchte.

Unternehmer sollten schriftlich festlegen, ob Untervollmachten erteilt werden dürfen oder ob diese Möglichkeit ausgeschlossen wird. Auch die Vergütung und die Arbeitszeit des Vollmachtnehmers sind zu klären.[54]

Wesentliche Aspekte in einer Vollmacht, die den Vermögensbereich betriffen, sind:

  • Regelung der Versorgungsangelegenheiten,
  • Immobilienangelegenheiten,
  • Renten- und Versicherungsangelegenheiten,
  • Vertretung bei Behörden und Gericht,
  • Verfügungen über betrieblich angelegte Bankkonten und
  • Empfangnahme von Vermögenswerten beliebiger Art.

Wichtige Angaben, die in einer Vollmacht enthalten sein müssen:

  • Befreiungen des Bevollmächtigen von den Beschränkungen des §181 BGB (Insichgeschäft),
  • Wirksamkeit der Vollmacht ab Geschäftsunfähigkeit des Geschäftsinhabers,
  • Wirksamkeit der Vollmacht auch über den Tod hinaus,
  • Vergabe von Untervollmachten,
  • Ersatzbevollmächtigungen und
  • Widerruf der Vollmacht.[55]

Bei Unsicherheiten in Art, Form und Auswirkung der Vollmacht, empfiehlt es sich einen Rechtsanwalt oder einen Notar einzubeziehen. Die Fachleute bieten eine umfangreiche Hilfestellung in rechtlichen Angelegenheiten (beispielsweise Vollmachtregelungen) gegen Entgelt.[56]

Testament und Erbrecht

Auch junge Unternehmer sollten sich schon so früh wie möglich mit der „letztwilligen Anordnung“ beschäftigen. So werden Berührungsängste, mit der übung ein solches Dokument anzufertigen, genommen. Auβerdem wird durch eine Erbregelung der Bestand des Unternehmens, sowie die Fortführung des Betriebs sichergestellt.

Abbildung 6: übersicht Erbrecht

Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Schlieβmann, Fandrich, Bloehs: Unternehmer-Nachfolge: strategische, finanzielle, juristische, steuerliche und persönliche Aktionsfelder vernetzen; die beste Lösung finden, 2001, S. 182.

Die Adressaten des Testaments oder des Erbvertrags sind unbedingt im Notfallordner zu hinterlegen, damit die Hinterbliebenen wissen, wo sie im Ernstfall suchen müssen.

Laut dem Nachfolgespezialisten Thomas Fritz wird empfohlen, einen Ehevertrag neben einem Testament beziehungsweise einem Erbvertrag zu erstellen. Denn je nach Güterstand ändern sich die Pflichtteile der Angehörigen, die nicht erben. Der Haupterbe muss weniger auszahlen, wenn der richtige Güterstand gewählt wurde.[58]

Gesetzliche Erbfolge

Wer keine Erbfolge festgelegt hat, für den sieht das Gesetz eine gesetzlich für jeden Erbfall gültige Vermögensnachfolge vor. Ein kleiner Einblick in die gesetzliche Erbfolge macht deutlich, wie der Verstorbene (gesetzlich „Erblasser“ genannt) und die Hinterbliebenen ohne ein Testament in eine Erbfalle tappen können. Der Staat berücksichtigt immer den gesetzlich nächsten Verwandten und nicht den Besten für die Unternehmensnachfolge. Die gesetzlich angeordnete Entstehung einer Erbengemeinschaft ist meist nicht im Sinne des Unternehmers. Folgen einer möglichen Erbengemeinschaft wären Streit bei der Erbauseinandersetzung. Ansprüche zu wirklichen Werten werden fällig. Zudem kann jeder Miterbe jederzeit die Erbauseinandersetzung verlangen und die Erbengemeinschaft mit diesem Handeln zwangsweise auflösen. Jeder Miterbe ist auf eigene Interessen bedacht, auch nicht selten in Familienunternehmen. Bei Vorhandensein von Betriebsvermögen besteht die Gefahr der Belastung mit der Einkommenssteuer.[59]

Das System der gesetzlichen Erbfolge baut sich mit Hilfe von Ordnungen auf. Erben der ersten Ordnung, die Abkömmlinge des Erblassers sind die ersten an die sich die gesetzliche Erbfolge richtet. Falls keine Verwandten der ersten Ordnung existieren, wendet sich der Staat an die Eltern des Verstorbenen und deren Abkömmlinge inklusive deren Kinder. Bei fehlender Existenz der ersten und zweiten Ordnung werden laut Recht die Groβeltern und deren Abkömmlinge erben. Die Verwandten ferner Ordnung werden bei gesetzlichen Erbregeln von vornherein nicht berücksichtigt und damit ausgeschlossen. Falls gar keine Verwandten feststellbar sind, erbt der Fiskus.[60]

Testament

Da es meist nicht im Sinne des Unternehmers ist, der gesetzlichen Erbfolge nachzugehen, deklariert sich die gesetzliche Erbfolge als schlechte Lösung. Besser dagegen ist ein fundiertes Testament aufzusetzen, in dem der Wille des Unternehmers auch nach seinem Tod berücksichtigt wird.

Hat der Unternehmer versäumt, juristisch einwandfreie Regelungen für den Notfall zu treffen, könnten Erbstreitigkeiten die Zukunft des Unternehmens nachteilig verändern. Erbstreitigkeiten tauchen auf, sobald mehr als ein Erbe erbt.[61] Streitigkeiten werden oftmals langwierig und kostenintensiv auf dem Rücken des Unternehmens ausgetragen - bis hin zur Insolvenz oder Verkauf des Unternehmens. Deshalb gilt für Unternehmer, die den Betrieb auch nach Ihrem Tod sichern möchten, Erbengemeinschaften über ein Testament zu umgehen, indem die Regelungen klar formuliert sind.[62]

Für die formelle Wirksamkeit genügt es, wenn der letzte Wille des Erblassers vollständig handschriftlich niedergeschrieben und unterzeichnet wird. Das Testament sollte nicht maschinell erstellt werden. Sinnvoll ist auch die Angabe von Ort und Zeit des Schriftstücks. Gesetzlich ist kein Aufbewahrungsort vorgeschrieben, der Unternehmer sollte allerdings dafür sorgen, dass das Dokument an einem Ort hinterlegt ist, wo es die Hinterbliebenen sofort beim Erbfall finden. Im Notfallordner bei allen wichtigen Unterlagen oder in Verwahrung beim Notar, allerdings sollte der Geschäftsinhaber daran denken, den Adressat des Dokuments zu hinterlegen und evtl. eine Kopie des Testaments. Es besteht auch die Möglichkeit, das Testament in amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht zu hinterlegen. Diese staatliche Institution wird im Erbfall automatisch informiert.

Wie oben erwähnt, hat der Unternehmer auch die Option ein notarielles Nachlassdokument zu errichten. In diesem Fall schreibt der Notar die mündliche letzte Willenserklärung des Testators auf und verwahrt diese bis zum Erbfall.

Eheleute können ein so genanntes gemeinschaftliches Testament errichten. Diese Form des Testaments kann von einem Partner handschriftlich verfasst und mit Ort und Zeitangabe versehen werden. Dieses Dokument muss von beiden Eheleuten unterschrieben werden. [63]

Unternehmer sollten unbedingt auf die übereinstimmung von Testament und Gesellschaftsvertrag achten. Widersprüchliche Verfügungen beziehungsweise Bestimmungen könnten zur Nichtigkeit des Testaments führen, wenn widersprüchliche Aussagen zwischen dem Testament und dem Gesellschaftsvertrag existieren. In solchen Fällen hat der Gesellschaftsvertrag Vorrang, damit verliert das Testament seine Wirkung.

Diese Punkte sollten vor einer Testamentserrichtung vom Unternehmer beantwortet werden:

  • Wurden alle auf den Erbfall anwendbaren Rechtsordnungen beachtet?
  • Ist an gesetzliche Erb- und Pflichtanteile gedacht worden?
  • Existiert eine vollständige Vermögensaufstellung?
  • Ist die Verfügbarkeit über das Vermögen gegeben? Gibt es erbrechtliche Gestaltungsmöglichkeiten?
  • Könnten unerwartete Entwicklungen die momentane Situation ändern?
  • Ist ein Gesellschaftervertrag vorhanden? Passt dieser zum Testament?
  • Sind steuerliche Optimierungsmöglichkeiten bedacht worden?

Eine häufig verwendete Form eines gemeinschaftlichen Testaments ist das „Berliner Testament“. Hier setzen sich die Ehegatten gegenseitig als Alleinerben ein. Der überlebende Ehepartner erbt das ganze Vermögen und ist somit Vollerbe. Der Hinterbliebene kann zu seinen Lebzeiten frei über das Vermögen verfügen. Solange beide Ehepartner am Leben sind, ist ein notariell beurkundeter Widerruf möglich. Das Ehepaar kann über eine „Pflichtteilsdrohklausel“ eine Pflichtteilsforderung der Kinder umgehen. In solchen Fällen werden die Kinder nach dem Tod der Erstversterbenden in einer Ehe keine Ansprüche an das Erbe durchbringen können. Für Geschäftsinhaber gröβerer Vermögen ist das Berliner Testament allerdings weniger geeignet. Bei dieser Form der Erbgestaltung fällt die Erbschaftssteuer zweimal an und das Problem der Unternehmensnachfolge ist meist nicht gelöst, auβer wenn der noch lebende Ehepartner die Nachfolge im Unternehmen antreten soll.[64]

Erbvertrag

Der Erbvertrag ist eine vertragliche Bindung zwischen zwei oder mehr Personen. Dieser kann nur in Anwesenheit eines Notars geschlossen werden, auch die Vertragspartner, die zukünftigen Erben, müssen anwesend bei der Vertragsunterzeichnung sein. Negativ für den Unternehmer am Erbvertrag ist, dass jede änderung des Vertrags die Zustimmung der Vertragspartner verlangt. Unter anderem bedarf jede änderung immer einer notariellen Form, was den Erbvertrag zu einem umständlichen und kostenintensiven Vertrag macht.

Sinnvoll ist dieser Vertrag besonders, wenn im Gegenzug zur Erbschaft der Erblasser bis zu seinem Tode versorgt sein will. So ist der Begünstigte durch einen Vertrag abgesichert, weil der Erblasser ohne Zustimmung des Vertragspartners nicht ohne weiteres der Vertragserfüllung entkommt. Allerdings hat der Erblasser die Möglichkeit auch hier Vorzubeugen, indem eine Rücktrittsklausel gesetzt wird, das heiβt, bei Nichterfüllung der Unterhalts- oder Pflegeverpflichtung kommt es zur Vertragsauflösung. Auch empfiehlt es sich, genaue Formulierungen der Verpflichtungen beider Parteien im Vertrag festzuhalten.

Ehegatten sowie Verlobte können einen Erbvertrag abschlieβen, hier gelten Formerleichterungen, wie zum Beispiel die Möglichkeit den Erbvertrag durch ein gemeinschaftliches Testament aufzuheben. Allerdings verliert der Erbvertrag seine Wirkung bei Einreichung der Scheidung oder Verlöbnisauflösung.[65]

Güterstand

Der Güterstand bei verheirateten Unternehmern ist insbesondere dann wichtig, wenn ein Erbfall auftritt und der Unternehmer verstirbt oder eine Scheidung eingereicht ist. Es sind drei Arten des Güterstandes zu unterscheiden, die Zugewinngemeinschaft, die Gütertrennung und die Gütergemeinschaft. Letzteres ist für Familienunternehmen aufgrund der gemeinsamen Haftung des ganzen Vermögens nicht zu empfehlen. Hier empfiehlt es sich einen Ehevertrag aufzusetzen, damit wird der automatisch nach Heirat gesetzlich festgelegte Güterstand umgangen, dieser wäre die Zugewinngemeinschaft. Die bessere Regelung ist die modifizierte Zugewinngesellschaft, diese wird vertraglich durch einen Ehevertrag festgelegt.

Oftmals wird bei Unternehmern die Gütertrennung als ideale Lösung gesehen. Allerdings hat sich im Laufe der Zeit herauskristallisiert, dass diese Art des Güterstands erbrechtliche sowie erbschaftssteuerliche Nachteile mit sich bringt. Hier fallen höhere Erb- und Pflichtteilsquoten an. Zudem geht die erbschaftssteuerliche Begünstigung des Zugewinns komplett verloren. In Verbindung mit dem Berliner Testament ist die Gütertrennung ein steuerliches Desaster, denn der Gesamtnachlass wird beim überlebenden Ehegatten voll steuerpflichtig, es findet keine Steuerbefreiung des fiktiven Zugewinnausgleichs statt.[66]

Das Unternehmen kann einen erheblichen Schaden erleiden bei dem gewählten Güterstand der Zugewinngemeinschaft, denn im Ernstfall, ob Scheidung oder Erbfall, müssen die entstandenen Forderungen sofort und bar vom Unternehmer ausgezahlt werden. Das kann für ein Unternehmen das Aus bedeuten.

Für Unternehmer empfiehlt sich daher nur die modifizierte Zugewinngemeinschaft. über einen Ehevertrag können die Ehepartner zusätzlich eine für beide vertretbare Lösung schaffen, die dem Unternehmen nicht schadet und womit die Eheleute leben können.[67]

Gesellschaftsrecht beim Erbfall

Im Erbrecht und im Handelsrecht bestehen unterschiedliche Haftungsregeln. Deshalb sollte der Unternehmer darauf achten, dass beim Niederlegen des Testaments oder Erbvertrags keine Probleme mit einem evtl. vorhandenen Gesellschaftsvertrag entstehen. Die Nachfolgeplanung muss mit den Klauseln des Gesellschaftsvertrags korrelieren, bei Diskrepanzen zwischen dem Inhalt der letztwilligen Verfügung und dem Gesellschaftsvertrag geht das Gesellschaftsrecht vor.

Wichtige Fragen zum Gesellschaftsvertrag im Zusammenhang mit dem Erbrecht, sind:

  • Enthält der Gesellschaftsvertrag spezielle Nachfolgeklauseln?
  • Ist das Testament auf die Regelungen im Gesellschaftsvertrag abgestimmt?
  • Hat der Unternehmer Interessenten, die die Gesellschaftsanteile übernehmen wollen?[68]

Bei einer GmbH ist zu beachten, dass der Nachfolger im Erbfall die Mehrheit des Kapitals und damit der Stimmrechte behalten kann, um weiterhin aktiv das Unternehmen leiten zu können. Bei einer gesetzlichen Erbfolge ist dies meistens nicht möglich, da die Ehefrau die Hälfte der Hinterlassenschaft erbt, die andere Hälfte wird unter den Kindern geteilt. Meist ist der Unternehmer mit dieser Form nicht glücklich gestellt. Die Teilung der Gesellschafteranteile bewirkt oft eine Minderheit der Stimmrechte gegenüber den nicht aktiven Gesellschaftern. Das macht eine Geschäftsleitung, so wie sie vor dem Erbfall war, unmöglich.[69]

Falls der Unternehmer einen zum Testament oder Erbvertrag zusätzlichen Gesellschaftsvertrag mit einbinden möchte, sind hierbei folgende Klauseln zu beachten: In Gesellschaftsverträgen müssen Güterstandklauseln vorhanden sein. In diesem verpflichten sich alle verheirateten Gesellschafter einen Ehevertrag abzuschlieβen. In den Eheverträgen sollte Gütertrennung oder die modifizierte Zugewinngemeinschaft zwischen den Ehepartnern vereinbart werden. Die modifizierte Zugewinngemeinschaft hat zudem auch steuerliche Vorteile, da der Zugewinnausgleich nicht zu einer zusätzlichen Belastung mit der Erbschaftssteuer wird.

Die Erbnachfolge bei Personengesellschaften muss durch eine gesellschaftsvertragliche Regelung erst geschaffen werden. Fehlt eine solche Nachfolgeklausel ist der Gesellschaftsanteil erst gar nicht vererbbar. Der Erbe erhält eine Abfindung und das Unternehmen wird von den übrigen Gesellschaftern fortgesetzt. Um bei Personengesellschaften wie der OHG, der GbR und KG einen Gesellschaftsanteil vererben zu können, gibt es Fortsetzungsklauseln. Es gibt die einfache Nachfolgeklausel, die qualifizierte Nachfolgeklausel und die Eintrittsklausel. Bei einer GbR ist eine Sonderregelung vorhanden. So wird bei nicht Existieren solch einer Nachfolgeklausel das Unternehmen aufgelöst und liquidiert.

Bei Kapitalgesellschaften, wie der GmbH geht der Gesellschafteranteil direkt auch ohne Regelungen im Gesellschaftsvertrag auf die Erben über. Allerdings kann über eine Abtretungsklausel verhindert werden, dass alle Erbenden Gesellschafter des Unternehmens werden. So hat der Unternehmer die Möglichkeit, eine Person als Nachfolger zu definieren. Die Abtretungsklausel verhindert auch somit ein Minderstimmrecht in der Gesellschaft. Die Miterbenden, die nicht als Gesellschafter im Unternehmen auftreten, haben einen Abfindungsanspruch, der wenn vertraglich nicht geregelt, sich nach dem Verkehrswert des einzuziehenden GmbH-Anteils bemisst.[70]

Es gilt die Regel sich so früh wie möglich mit der Thematik der Erbfolge auseinanderzusetzen, aber besser spät als nie! Je früher ein Unternehmer sich zu dem Thema der Erbfolge Gedanken macht, desto einfacher fällt Ihm die Gestaltung des Inhalts eines Testaments in aller Regel. Die übung ein Testament oder einen Erbvertrag aufzusetzen wird von Mal zu Mal einfacher. Es genügt im Normalfall, wenn der Erblasser alle fünf Jahre die Aktualität des Dokumentes prüft. Damit sollte eine optimale Vorsorge gewährleistet sein.

Es ist eine Notwendigkeit eine rechnerisch gerechte Erbteilung zu vermeiden, insbesondere wenn Gesellschaftsverträge existieren. Der Unternehmensnachfolger, meist ein Familienmitglied, bedarf eines Mehrheitskapitals im Unternehmen, um Mitbestimmen zu können. Bei zu vielen Erben könnte es zu Unstimmigkeiten in der Unternehmensführung kommen, bis hin zu Streitigkeiten und zum Verkauf des Unternehmens. [71]

Rechtanwälte und Notare beraten und informieren zum Thema Erbregelungen. Gegen Entgelt können Fachleute mithelfen, eine optimale und wasserdichte Vorsorgemaβnahme für Unternehmer zu erstellen.

Fazit

Werden keine oder fehlerhafte Vorsorgemaβnahmen getroffen, hat dies gravierende Folgen für alle Beteiligten. Je besser die Unternehmensorganisation im Vorfeld geregelt wird, desto weniger Probleme gibt es bei einem unvorhersehbaren Ausfall. Jeder verantwortungsbewusste Unternehmer hat einen Notfallkoffer zu packen. Dieser Notfallkoffer hat alle organisatorischen als auch juristischen Maβnahmen zu enthalten.

Unternehmern ist sinnvoll anzuraten, das Thema der Vorsorge nicht zu vernachlässigen, um im Ernstfall bestimmen zu können, was in der Unternehmerfamilie bleiben soll. Jeder Unternehmer hat eine Eigenverantwortung, aber auch die Verpflichtung der Familie und den Mitarbeitern gegenüber, die in seinem Familienunternehmen beschäftigt sind. Betriebsinhaber müssen ein Vorsorgekonzept erarbeiten und umsetzen. Ein Vorsorgeordner ist in einer Notlage des Unternehmers entscheidend.

Eine Hilfestellung bei der Erstellung eines solchen Vorsorgeordners können Institutionen wie die Industrie- und Handelskammer, die Handwerkskammer, sowie andere spezialisierte Fachverbände leisten. Juristische Regelungen sind mit Hilfe von Rechtsanwälten, Steuerberatern, Bankberatern und Notaren zusammenzustellen.

Vorsorge darf nicht länger unterschätzt und beiseite geschoben werden. Es ist ein ernstzunehmendes Thema, was nicht nur die Geschäftsführung betrifft, sondern auch alle Beteiligten eines Familienunternehmens.

Praxis-

beispiel

Herr Josef Müller ist Inhaber einer Schreinerei mit insgesamt 50 Mitarbeitern. Das Unternehmen hat die Rechtsform einer GmbH. Vor einiger Zeit hörte Herr Müller von einem Vorsorgeordner für Unternehmer.

Da er nun 50 Jahre alt geworden ist und sich schon seit einiger Zeit Gedanken macht, was mit seinem Lebenswerk wohl passiert, wenn er nicht mehr in der Lage ist das Unternehmen zu führen, will er jetzt vorsorgen.

Der Unternehmer hat schon länger einen potenziellen Nachfolger im Visier, dieser ist auch seit einiger Zeit ins Betriebsgeschehen eingebunden. Der Nachfolger ist der Sohn des Unternehmers und dieser wird die Schreinerei bei Ausscheiden des Herrn Josef Müller übernehmen.

Vorerst aber liegt es daran, alle Vorkehrungen, für den unerwarteten Ausfall der Geschäftsführung zu treffen. So wird ein Notfallordner angelegt.

Der Unternehmer hat zur Unterstützung seinen Steuerberater und den Firmenrechtsanwalt hinzu gerufen. Auch enge Mitarbeiter und Familienmitglieder werden zu einer Sitzung geladen.

In der Sitzung wurde ein Vertretungsplan, inklusive eines Krisenstabs zusammengestellt. Dieser Plan wird mithilfe einer Checkliste festgelegt. Ein Protokoll für die Sitzung wird angefertigt. Persönliche Daten und die Kontaktdaten einzelner Anwesenden werden aufgenommen. Die einzelnen Personen unterschreiben eine Einverständniserklärung, die die Zusage verspricht, im Notfall zu agieren und zum Wohle des Unternehmens zu handeln. Die GmbH ist zu 100% im Besitz des Herrn Josef Müller. Diese Information wird in der Checkliste vermerkt, die Liste kommt in den Notfallordner.

Der Unternehmer beschlieβt auch alle bisher abgeschlossenen Versicherungen zu prüfen. Dazu holt sich Herr Müller die Hilfe des Versicherungsvertreters, den er schon lange kennt. Dieser soll ihm alle vorhandenen Versicherungspolicen analysieren und eventuelle Schwächen dieser aufzeigen. Zusammen wollen sie eine lückenlose und optimale Versicherungsvorsorge zusammenstellen, so dass die Unternehmerfamilie, das Unternehmen und der Inhaber selbst die sinnvollste Versorgung im Notfall erhalten.

Dazu hat der Geschäftsinhaber um einen Termin bei seiner Hausbank gebeten. Sein Sohn Erik Müller begleitet seinen Vater zum Termin in der Bank. Herr Müller möchte eine Bankvollmacht, die im Notfall greift, mit Hilfe der Bankberater hinterlegen, so dass sein Sohn im Notfall auf betriebliche und auch private Konten zugreifen kann. Der Bankberater hat den Geschäftsinhaber über alle Möglichkeiten in diesem Bereich informiert, so dass eine Bankvollmacht am selben Tag noch zustande kommt. Die Bank hat eine vorgefertigte Bankvollmacht. Diese wird um einige zusätzliche Details ergänzt, so dass alle Beteiligten mit dem Endresultat einverstanden sind. Der Geschäftsinhaber weist den Bankangestellten an, alles Nötige für die Vervollständigung der Bankvollmacht in die Wege zu leiten. Da der Bevollmächtigte, Erik Müller, anwesend ist, kann die Vollmacht am selben Tag erstellt und im Notfallordner hinterlegt werden. Allerdings war dies nur möglich, weil Herr Müller sich im Vorfeld Gedanken gemacht hat.

Die Schlüsselliste sowie alle wichtigen Geschäftsunterlagen für die Fortführung des Unternehmens werden im Ordner strukturiert abgelegt.

Um eine Erbregelung und Vollmachten (private und betriebliche) festzulegen, hat sich der Unternehmer einen Termin beim Notar geben lassen. Parallel dazu wird auch der Ehevertrag geprüft. Ein Gesellschaftervertrag existiert nicht. Zusammen mit seinem Firmenanwalt und dem Notar werden Vollmachten erstellt, die alle Bereiche abdecken. Zur Erbregelung werden die besten Bedingungen ermittelt. Der Unternehmer entscheidet sich für ein Testament. In diesem umgeht Herr J. Müller Erbengemeinschaften und Erbstreitigkeiten.

Die Kopie des Testaments und die Originale der Vollmachten legt der Unternehmer im Notfallordner ab. Eine Checkliste wird mit den wichtigsten Angaben wie den Adressat des Originaltestaments und die Namen der Vollmachtnehmer zu den einzelnen Vollmachten erstellt. Das Original des Testaments bleibt in der Verwahrung des Notars.

Alle Unterlagen des Notfallordners werden spätestens jährlich auf die Aktualität geprüft und eventuell vom Unternehmer ergänzt. Herr Müller hat eine ideale Vorsorge aufgebaut und ist bestmöglich auf Risiken des unerwarteten Ausfalls vorbereitet.

Literatur- und Quellenverzeichnis

Literatur

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  • http://www.impulse.de/unternehmen/:Notfallplan--Allzeit-bereit-Wie-Unternehmer-ihren-Notfallkoffer-richtig-packen/1000503.html, Stand 04.01.2010.
  • ohne Verfasser (http://www berlin.ihk24.de/produktmarken/starthilfe/nachfolge/ Notfall-Koffer.jsp): Notfall-Koffer packen, Industrie- und Handelskammer zu Berlin, http://www.berlin.ihk24.de/produktmarken/starthilfe/nachfolge/Notfall-Koffer.jsp, Stand 04.01.2010.
  • ohne Verfasser (http://www.muenchen.ihk.de/internet/mike/WirUeberUns/ihk_magazin/Magazin_122006 /Betriebliche_Praxis/NotfallkofferWennderChefausfaellt.html): Notfallkoffer- Wenn der Chef ausfällt, Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern,http://www.muenchen.ihk.de/internet/mike/WirUeberUns/ihk_magazin/
  • Magazin_122006/Betriebliche_Praxis/NotfallkofferWennderChefausfaellt.html, Stand 03.01.2010.
  • ohne Verfasser (www.hwk-muenchen.de/viewDocument?onr=74&id=85): Vorsorge treffen fürden Notfall, Handwerkskammer München und Oberbayern, www.hwk-muenchen.de/ viewDocument ?onr=74&id=85, Stand 04.01.2010.
  1. Vgl. Riedel: Unternehmensnachfolge regeln: Strategien und Checklisten für den erfolgreichen Generationenwechsel, 1994, S. 1-7 sowie Verständig: Wenn der Chef ausfällt, 1994, S. 5.
  2. Vgl. Kempert: Praxishandbuch für die Nachfolge im Familienunternehmen, 2008, S. 42.
  3. Vgl. Kempert: Praxishandbuch für die Nachfolge im Familienunternehmen, 2008, S. 45.
  4. Vgl. Becker: http://www.impulse.de/ unternehmen/:Notfallplan--Allzeit-bereit-Wie-Unterneh mer-ihren-Notfallkoffer-richtig-packen/1000503.html, Stand 04.01.2010 sowie http://www berlin.ihk24.de/produktmarken/starthilfe/nachfolge/ Notfall-Koffer.jsp, Stand 04.01.2010 sowie http://www.muenchen.ihk.de/internet/mike/WirUeberUns/ihk_ magazin/Magazin_122006 /Betriebliche_Praxis/NotfallkofferWennderChefausfaellt.html, Stand 03.01.2010.
  5. Vgl. May, Sies: Unternehmensnachfolge leicht gemacht, 2000, S. 9.
  6. Vgl. Bährle: Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, 2007, V69/S. 1.
  7. Vgl. May, Sies: Unternehmensnachfolge leicht gemacht, 2000, S. 100.
  8. Vgl. Kempert: Praxishandbuch für die Nachfolge im Familienunternehmen, 2008, S. 45.
  9. Kaschny: Unternehmermagazin, 1/2 2009, S.42.
  10. Vgl. Verständig: Wenn der Chef ausfällt, 1994, S. 42.
  11. Vgl. Verständig: Wenn der Chef ausfällt, 1994, S. 36.
  12. Vgl. Kormann: Beiräte in der Verantwortung, 2008, S. 30.
  13. Vgl. Verständig: Wenn der Chef ausfällt, 1994, S. 36.
  14. Vgl. www.hwk-muenchen.de/viewDocument?onr=74&id=85, Stand 04.01.2010.
  15. Vgl. www.hwk-muenchen.de/viewDocument?onr=74&id=85, Stand 04.01.2010.
  16. Vgl. Fromm, Vomweg, Thielemann: Die richtige Unternehmensnachfolge im Mittelstand, 2009, S. 189.
  17. Vgl. Fromm, Vomweg, Thielemann: Die richtige Unternehmensnachfolge im Mittelstand, 2009, S. 189.
  18. Vgl. Nareuisch: Praxishandbuch für den GmbH- Geschäftsführer, 2005, V240/S. 1-16.
  19. Vgl. Nareuisch: Praxishandbuch für den GmbH- Geschäftsführer, 2005, V240/S. 1-16.
  20. Vgl. Nareuisch: Praxishandbuch für den GmbH- Geschäftsführer, 2005, V240/S. 1-16.
  21. Vgl. Nareuisch: Praxishandbuch für den GmbH- Geschäftsführer, 2005, V240/S. 1-16.
  22. Vgl. Bährle: Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, 2007, V69/S. 6.
  23. Vgl. Geckle: Patientenverfügung und Testament, 2009, S. 133-134.
  24. Vgl. Verständig: Wenn der Chef ausfällt, 1994, S. 16-18.
  25. Vgl. Verständig: Wenn der Chef ausfällt, 1994, S. 20.
  26. Vgl. o. V.: Plan B- der Notfallordner; 2008, Kap. 2 Schlüsselordnung sowie Angerer, Hauser: Notfallordner: Wenn der Chef ausfällt, 2006, Kap. 3 S. 1.
  27. Vgl. Neumaier: Geregelte Unternehmensnachfolge, 2009, S. 10.
  28. Vgl. Kempert: Praxishandbuch für die Nachfolge im Familienunternehmen, 2008, S. 44.
  29. Vgl. Sattler, Broll, Nüsser: Unternehmenskauf und - verkauf, Nachfolgeregelung, S. 51.
  30. Vgl. Benzel, Wolz: Businessplan für Existenzgründer, 2006, S. 29-31.
  31. Vgl. Verständig: Wenn der Chef ausfällt, 1994, S. 12-14.
  32. Kaschny: Unternehmermagazin, 1/2 2009, S.42.
  33. Vgl. Witt: Zeitschrift für Betriebswirtschaft; Management von Familienunternehmen, 2/2009, S. 117.
  34. Vgl. Kirst, Bieler: Unternehmensnachfolge: über vier Hürden zur gesicherten Nachfolgeregelung, 1996, S. 64-65.
  35. Vgl. Kirst, Bieler: Unternehmensnachfolge: über vier Hürden zur gesicherten Nachfolgeregelung, 1996, S. 127.
  36. Vgl. Kirst, Bieler: Unternehmensnachfolge: über vier Hürden zur gesicherten Nachfolgeregelung, 1996, S. 127.
  37. Vgl. Witt: Zeitschrift für Betriebswirtschaft; Management von Familienunternehmen, 2/2009, S. 12.
  38. Vgl. Kempert: Praxishandbuch für die Nachfolge im Familienunternehmen, 2008, S. 61.
  39. Vgl Felden, Pfannenschwarz: Unternehmensnachfolge, 2008, S. 201-202.
  40. Vgl Felden, Pfannenschwarz: Unternehmensnachfolge, 2008, S. 182.
  41. Vgl. Mayer: Grundzüge des Rechts der Unternehmensnachfolge, 1999, S. 93.
  42. Vgl. Geckle: Patientenverfügung und Testament, 2009, S. 85-87.
  43. Vgl. May, Sies: Unternehmensnachfolge leicht gemacht, 2000, S. 97.
  44. Vgl. May, Sies: Unternehmensnachfolge leicht gemacht, 2000, S. 97.
  45. Vgl. Bährle: Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, 2007, V69/S. 7-13.
  46. Vgl. Bährle: Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, 2007, V69/S. 7-13.
  47. Vgl. Jüngst, Nick: Wiso Organizer: Ruhestand ohne Risiko, 2007, S. 147.
  48. Vgl. Jüngst, Nick: Wiso Organizer: Ruhestand ohne Risiko, 2007, S. 147.
  49. Vgl. Jüngst, Nick: Wiso Organizer: Ruhestand ohne Risiko, 2007, S. 141-156 sowie Geckle, Bonefeld: Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht, 2007, S. 18.
  50. Vgl. Jüngst, Nick: Wiso Organizer: Ruhestand ohne Risiko, 2007, S. 155-156 sowie Geckle, Bonefeld: Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht, 2007, S. 18.
  51. Vgl. Jüngst, Nick: Wiso Organizer: Ruhestand ohne Risiko, 2007, S. 141.
  52. Vgl. May, Sies: Unternehmensnachfolge leicht gemacht, 2000, S. 96.
  53. Vgl. Bährle: Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, 2007, V69/S. 12.
  54. Vgl. Bährle: Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, 2007, V69/S. 12.
  55. Vgl. May, Sies: Unternehmensnachfolge leicht gemacht, 2000, S. 98.
  56. Vgl. Bährle: Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, 2007, V69/S. 11-12.
  57. Vgl. Schlieβmann, Fandrich, Bloehs: Unternehmer- Nachfolge: strategische, finanzielle, juristische, steuerliche und persönliche Aktionsfelder vernetzen; die beste Lösung finden, 2001, S. 182.
  58. Vgl. Goslich: Sonderheft Unternehmensnachfolge, 12/2007, S. 17.
  59. Vgl. May, Sies: Unternehmensnachfolge leicht gemacht, 2000, S. 70.
  60. Vgl. Fromm, Vomweg, Thielemann: Die richtige Unternehmensnachfolge im Mittelstand, 2009, S. 131-132.
  61. Vgl. Böttges, Kettler, Reidick: Unternehmensnachfolge planen & realisieren, 2009, S. 52-53.
  62. Vgl. Neumaier: Geregelte Unternehmensnachfolge, 2009, S. 58-59.
  63. Vgl. Fromm, Vomweg, Thielemann: Die richtige Unternehmensnachfolge im Mittelstand, 2009, S. 137-139.
  64. Vgl. May, Sies: Unternehmensnachfolge leicht gemacht, 2000, S. 71-72.
  65. Vgl. Kirst, Bieler: Unternehmensnachfolge: über vier Hürden zur gesicherten Nachfolgeregelung, 1996, S. 140-141, sowie Thümmel: Erben und Vererben, 2003, S. 137-143, sowie Bartsch: Handbuch Erbrecht, 1993, S. 63, sowie Geckle: Patientenverfügung und Testament, 2009, S. 107, 188.
  66. Vgl. Böttges, Kettler, Reidick: Unternehmensnachfolge planen & realisieren, 2009, S. 60.
  67. Vgl. Pauli, Rodenstock, Salomon, Auer, Birkner: Nachfolgeratgeber Familienunternehmen, 2009, S. 23.
  68. Vgl. Angerer, Hauser: Notfallordner: Wenn der Chef ausfällt, 2006, S. 4.
  69. Vgl. Kempert: Praxishandbuch für die Nachfolge im Familienunternehmen, 2008, S. 58.
  70. Vgl. Pauli, Rodenstock, Salomon, Auer, Birkner: Nachfolgeratgeber Familienunternehmen, 2009, S. 26.
  71. Vgl. Kempert: Praxishandbuch für die Nachfolge im Familienunternehmen, 2008, S. 62.
  72. Vgl. o. V.: Plan B- der Notfallordner, 2008, Kap.4 S. 2-3, sowie Angerer, Hauser: Notfallordner: Wenn der Chef ausfällt, 2006, Kap.1 S. 2.
  73. Vgl. o. V.: Plan B- der Notfallordner; 2008, Kap. 2 Schlüsselordnung sowie Angerer, Hauser: Notfallordner: Wenn der Chef ausfällt, 2006, Kap. 3 S. 1.
  74. Vgl. Verständig: Wenn der Chef ausfällt, 1994, S. 12-14.
  75. Vgl. Angerer, Hauser: Notfallordner: Wenn der Chef ausfällt, 2006, Kap. 2 S. 1.

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